Office Manager

Tu es attentif.ve, bien organisé.e, autonome et créatif.ve ? Tu veux avoir un impact positif au sein d’une entreprise en pleine croissance ? Si c'est le cas, lis ce qui suit.

Nous sommes à la recherche d'une personne exceptionnelle pour être notre Office Manager. Tu seras chargé.e de veiller au bon fonctionnement du bureau et de superviser certaines tâches administratives. Tu travailleras main dans la main avec notre Business & Operations Director qui encadrera ton travail quotidien.

Ce job est très varié ! Tu te retrouveras à faire un large éventail de choses, des tâches de bureau et de RH, en passant par la planification d'activités et le maintien des liens entre tous les membres de l'équipe. En tant que membre clé de notre équipe, tu devras savoir gérer ton temps et tes tâches pour assurer le bon fonctionnement de nos procédures de bureau. Tu soutiendras nos managers et nos experts, en aidant à créer un milieu de travail où tout le monde est heureux et productif.

Responsabilités

Tes responsabilités s'articulent autour de 3 piliers : Ressources humaines, Office et Événements.

RH
  • Administrer la paie (SDWorx) et gérer les avantages sociaux des employés.
  • Servir de point de contact principal pour les demandes relatives aux ressources humaines.
  • Faciliter les processus d'accueil et de départ des membres de l'équipe Semetis (welcome pack, informatique, accès, etc.).
  • Contribuer à l'onboarding des nouveaux embauchés et coordonner les entretiens de recrutement.
  • Être à l'affût pour lancer de nouvelles initiatives de bien-être de A à Z.
  • Apporter un soutien logistique au Semetis Game, notre campagne de recrutement annuelle.
Office Management
  • Assurer la liaison avec les autres agences de notre bâtiment pour les questions liées au bureau.
  • Évaluer et améliorer l'expérience des bureaux de Semetis.
  • Gérer les communications de l'entreprise, y compris la boîte mail et notre site Web.
  • Élaborer et faire respecter les Office Guidelines, gérer le courrier et superviser les budgets et les fournitures de bureau.
  • Entretenir les relations avec les fournisseurs et coordonner avec le service informatique la gestion du matériel IT.
  • Coordonner la publication d'articles sur le site.
Evénements
  • Diriger notre event team dans l'organisation de nos teambuilding réguliers (afterworks, activités sportives, etc.) et la gestion du budget.
  • Diriger notre impact team dans l'organisation de nos activités (don du sang, nettoyage des rues, etc.) et la gestion du budget.
  • Responsable de la logistique du Semetis trip (destinations, hôtels, logistique, etc.)
Il y a aussi de la place pour :
  • Assister tes collègues dans les projets de digital advertising.
  • Assister notre Business & Operations Director sur les sujets RH.
  • Prendre en charge le community management sur nos plateformes (Tiktok, Instagram & LinkedIn).

Ce que nous recherchons

  • Niveau bachelier ou diplôme équivalent
  • Expérience (1 à 3 ans) en tant qu’office manager, assistant.e en ressources humaines ou coordinateur/rice de projet,
  • Sens aigu de la discrétion et du professionnalisme,
  • Autonome et excellent sens de l'organisation (gérer plusieurs projets à la fois),
  • Excellentes aptitudes à la rédaction et à la communication,
  • Patient.e, flexible et rigoureux.se (sens du détail),
  • Mentalité "can-do ", attitude positive et de confiance,
  • Capacité à obtenir des résultats sous pression dans un environnement où tout va très vite,
  • Forte attitude positive et esprit d'équipe,
  • Volonté d'apprendre rapidement et continuellement,
  • Maîtrise de l'anglais et du néerlandais ou du français.
  • A l'aise avec la technologie (Excel, Powerpoint, Google suite, emails, ...).

Ce que nous offrons

  • Un environnement de travail engageant et dynamique qui valorise le travail d'équipe et l'impact,
  • De vraies responsabilités,
  • Un package attractif avec des avantages intéressants,
  • Des collègues formidables,
  • Possibilité de temps partiel (⅘) ou de temps plein,
  • Contrat intérimaire de 6 mois, avec possibilité d'un CDI à l'avenir.


About Semetis

Semetis is a data-driven media agency, Belgian market leader in Digital Advertising & Digital Business Intelligence. The company was set up in 2009 by the first employees of Google Belgium. In 2015 Semetis joined the international network of communication agencies, Omnicom Group.

Brand Promise

We, Semetissians, question the status quo. We explore solutions and innovations driving greater business results. We do this through a pragmatic and data-driven approach.

Mission

We, Semetissians, help businesses and their people grow by driving digital marketing activities that effectively connect them to their target audiences through our streamlined processes and pragmatic, business-oriented approach.

Vision

Our purpose is to help people and companies develop their full potential in key digital areas, so that they can seamlessly connect to their target audience and grow.

Brand Values

Our core brand values are the beliefs that we, as a company, stand for. They serve as the compass that guides our brand story, actions, behaviors, and decision-making process. Our values are aligned with our brand’s overarching mission and vision. Our pillars are the guiding principles for our brand.

Growth: At Semetis, we create a culture and environment of growing, failing and belonging to give everyone the opportunity to develop while reaching their full potential, both personally and as a team

Exploration: At Semetis, we continuously explore new solutions to bring business growth to our clients and drive innovation in a suitable and sustainable fashion.

Energy: At Semetis, we use our drive, curiosity and commitment to energize, engage and inspire our colleagues and our clients. We question the status quo.

Involvement: At Semetis, we embrace challenges, feel responsible and take ownership of projects but also day-to-day improvements that make the company a better place.

We are Semetissians

We are curious, energetic, honest, humble and also confident, critical, committed and agile. We are business-minded experts who leverage digital marketing solutions to empower our client’s team and help our client’s business grow.

We are Semetissians. We strive for excellence and growth. Within our industry we are considered as thought leaders. For our people, Semetissians, we are considered as a business school that develops top professionals. Semetissians have a strong work ethic, they are proud of their achievements and they have fun at work.

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